Érintetti jogkezelési eljárás

GDPR kérelmek kezelése – működési eljárásrend

1. Cél

Az eljárás célja biztosítani, hogy az érintetti jogok gyakorlására irányuló kérelmeket a Kft, mint a fikesz.com weboldal üzemeltetője egységesen, jogszerűen, határidőben (legfeljebb 30 nap), dokumentált módon kezelje. Jelen szabályzat rendelkezései minden esetben a Adatkezelési Tájékoztató rendelkezéseivel együtt értelmezendőek és hajtandóak végre.

2. Hatály

Az eljárás minden olyan esetre alkalmazandó, amikor az érintett, az Adatkezelési Tájékoztatóban megfogalmazott jogaival élve hozzáférést vagy helyesbítést, törlést vagy korlátozást kér, tiltakozást nyújt be, vagy adathordozhatóságot kér, vagy automatizált döntéssel kapcsolatos

3. Felelősségi körök

• Ügyfélszolgálat: kérelem fogadása
• Adatvédelmi felelős: értékelés és döntés
• IT / rendszergazda: adatok lekérdezése, módosítása, törlése
• Vezetői jóváhagyás: vitás vagy komplex esetek

4. Folyamat lépései

4.1. Kérelem fogadása

A kérelem beérkezhet: e-mailen, postai úton, űrlapon, telefonon, személyesen – ezutóbbi kettőt írásban meg kell erősíteni

Kötelező rögzíteni: a beérkezés dátumát, az érintett azonosító adatait, a kérelem típusát

Kérelmet, és a beérkezését naplózni kell.

4.2. Azonosítás

Az érintett személyazonosságát ellenőrizni kell:

• csak olyan adatok alapján, amelyeket az adatkezelő már kezel róla
• vásárlás esetén a rendelési azonosító megadása kérhető

Ha nem azonosítható az érintett, további adat bekérése szükséges, amelyek megérkezéséig az az eljárás szünetel.

4.3. Kérelem besorolása

A kérelmet kategorizálni kell: hozzáférési kérelem, törlési kérelem, helyesbítési kérelem, korlátozás iránti kérelem, tiltakozás, adathordozhatóság iránti kérelem, hozzájárulás visszavonása.

Több jog egyszerre, egy eljárásban is érvényesíthető.

4.4. Jogosultság és jogalap ellenőrzése

Meg kell vizsgálni: az adatkezelés jogalapját (GDPR 6 cikk), és hogy fennáll-e törlési akadály (SZtv.)

4.5. Adatok feltérképezése

Az érintettre vonatkozó adatokat az alábbi rendszerekben kell keresni:

• webshop / rendelési rendszer
• CRM
• e-mail kommunikáció
• számlázási rendszer
• marketing rendszerek
• AI/automatizált rendszerek (chatbot, CRM AI stb.)

4.6. Intézkedés végrehajtása

A jog típusától függően:

Automatizált rendszereknél biztosítani kell emberi felülvizsgálat lehetőségét

4.7. Válasz elkészítése

A válasznak tartalmaznia kell az intézkedés eredményét annak indokolását, és a jogorvoslati lehetőségekről történő tájékoztatást.

A válasz elkészítésének határideje, a kérelem kézhezvételétől számított 30. naptári nap.

4.8. Naplózás és archiválás

Minden egyes kérelmet dokumentálni kell a kérelem típusa a végrehajtott lépések, a határidők és a válasz dátuma szerint.

5. Speciális esetek

5.1. AI-val érintett adatkezelések

• az érintett kérheti emberi felülvizsgálatot
• AI által generált válasz nem tekinthető végleges döntésnek

5.2. Jogszabályon alapuló adatkezelések

Nem teljesíthető az adattörlésre vonatkozó kérelem, ha számviteli kötelezettség áll fenn, és amennyiben előzetes jogi kérdés eldöntésétől, vagy érvényesítésétől függ.